dailydev.pl – Portal dla Programistów i Entuzjastów IT

Bez owijania w bawełnę – KSeF sam w sobie nie jest wielką innowacją. To zwyczajnie kolejny system. Ale moment jego implementacji bardzo szybko ujawnia, jak naprawdę działa firma „od kuchni”.

Rozpoczynamy współpracę i często słyszymy: „u nas to działa”. Po godzinie okazuje się, że faktury krążą po mailach, ktoś je przechowuje na pulpicie, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu księgowość i tak musi korygować pomyłki. I to jest norma, nie wyjątek.

KSeF tego nie psuje. On to tylko obnaża.

Dlatego największy błąd, jaki obserwuję, to podejście: „wdrożymy KSeF i będzie załatwione”. Nie będzie. Jeśli zostawisz stare nawyki i tylko dołożysz system, to będziesz mieć dokładnie ten sam bałagan – tylko w wersji cyfrowej.

Dopiero kiedy ktoś siada i mówi: „dobra, co tu tak naprawdę dzieje się z fakturą od momentu jej utworzenia do księgowania?”, zaczyna się sensowna zmiana. I nagle okazuje się, że połowa pracy to ręczne wprowadzanie informacji, weryfikacja, uzupełnianie braków.

W jednym przypadku klient był przekonany, że jego zespół „radzi sobie na bieżąco”. Po wdrożeniu wyszło na jaw, że zaległości sięgały kilku dni, tylko nikt tego wcześniej nie mierzył.

Tu pojawia się Odczyt faktur z ksef i wykonuje pracę, której ludzie po prostu nie powinni wykonywać. System pobiera dane, rozpoznaje je i przekazuje dalej. Bez kombinowania, bez „kto to miał wprowadzić”.

I nagle znika największy problem – nie technologia, tylko chaos.

Najciekawsze jest to, że największy opór zawsze pojawia się na początku. Ludzie boją się zmiany, bo myślą, że będzie bardziej skomplikowanie. Po kilku tygodniach nikt już nie chce wracać do starego modelu. Naprawdę – jeszcze nie miałem wdrożenia, gdzie ktoś powiedział: „lepiej było wcześniej”.

Jeśli ktoś chce uznać KSeF jako obowiązek – da się. Tylko wtedy wdraża się minimum i zostaje z problemem na lata. Ale jeśli potraktuje się ten moment, żeby uporządkować procesy, to nagle okazuje się, że księgowość przestaje być ograniczeniem w firmie.

I to jest ta różnica, której nie dostrzega się w przepisach.